Chargé(e) National (e) des Voyages (National Travel Officer)

undp - Dakar, Senegal | 2024-09-23 18:20:04

Background

Le Bureau de la Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies. OCHA est chargé de rassembler les acteurs humanitaires afin de garantir une réponse cohérente aux situations d`urgence. OCHA veille également à ce qu`il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer aux efforts de réponse globaux. La mission d`OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes humanitaires, en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d`atténuer les souffrances humaines lors de catastrophes et de situations d`urgence, de défendre les droits des personnes dans le besoin, de promouvoir la préparation et la prévention et de faciliter la mise en place de solutions durables.
 
Le Bureau régional d`OCHA pour l`Afrique de l`Ouest et du Centre (ROWCA) vise à renforcer ses capacités opérationnelles, en particulier sa présence auprès des populations affectées. Dans le cadre de son mandat, OCHA collecte, rassemble, analyse et diffuse toutes les informations relatives à la situation et à l`aide humanitaire dans le pays. Pour plus de détails sur le mandat d`OCHA, veuillez consulter le site web suivant : https://www.unocha.org/. 

 
Job Purpose

OCHA recrute un/e (1) Chargé(e) National/e des Voyages, NOA/FTA, pour soutenir les opérations et les activités du Bureau Régional pour l`Afrique de l`Ouest et du Centre (ROWCA) dans les 24 pays de sa zone de compétence. Le poste sera basé à Dakar (Sénégal), et son titulaire rendra compte directement au chef de l`Unité Administration et Finances. 
 

Duties and Responsibilities
 

Sous la supervision directe Chef de l’Administration et des Finances, le/la Chargée des Voyages effectuera les tâches suivantes :


1) Assurer le respect des règles et des procédures: 
  • Veiller à l’application stricte des règles et procédures du Secretariat UN relatives à l’organisation des missions officielles et autres voyages pris en charge par l’organisation ;
  • Informer et former le personnel sur les dernières mises à jour des règles et procédures du Secretariat UN relatives à l’organisation des missions officielles et autres voyages pris en charge par l’organisation.

2) Gérer les voyages dans UMOJA
  • Collecter les informations des participants non OCHA invités aux activités organisées par ROWCA, et procéder à la création de leurs profils de voyage sur la plateforme UMOJA ;
  • Préparer les demandes de missions officielles de tous les staffs nationaux sur la plateforme UMOJA ;
  • Soumettre les justificatifs des missions effectuées par les staffs nationaux sur la plateforme UMOJA ;
  • Assister, en cas de besoin, le personnel international à soumettre ses demandes de mission sur la plateforme UMOJA;
  • Assister, en cas de besoin, le personnel international à soumettre les justificatifs des missions effectuées sur la plateforme UMOJA;
  • Assurer systématiquement le suivi du respect de la mise en œuvre de la règle des 21 jours en liaison avec le Chef de l’Administration et des Finances ;
  • Assurer la liaison avec les Certifying Officers et les Travel Processing Officers, pour la validation effective des demandes de voyage officiel introduites sur la plateforme UMOJA ;
  • Assurer la liaison avec les staffs et les agences de voyage, en vue de l’émission effective des billets d’avion selon les itinéraires approuvés 

3) Assurer la préparation et l’analyse des rapports

  • Préparer le rapport mensuel des missions de déploiement d’urgence et le soumettre à l’appréciation du Chef de l’Administration et des Finances ;
  • Préparer et analyser le rapport mensuel de soumission des « Expense Report », prendre les actions correctives requises et, le cas échéant, attirer l’attention du Chef de l’Administration et des Finances et des collègues du siège sur les cas en instance non résolus ;
  • Préparer et analyser le rapport mensuel des missions qui respectent/ne respectent pas la règle des 21 jours. Faire des recommandations au Chef de l’Administration et des Finances pour améliorer les performances ou résoudre les problèmes identifiés. 

4) Gérer le protocole et des visas

  • Collecter et partager les informations relatives aux conditions requises pour obtenir un visa d’entrée au Senegal selon les types de passeports et les nationalités des staffs et visiteurs officiels ;
  • Collecter et partager les informations relatives aux conditions requises pour obtenir un visa d’entrée dans les pays de destination/missions officielles, selon les types de passeports et les nationalités des staffs OCHA ROWCA;
  • Faciliter le renouvellement des UNLPs de tous les staffs éligibles ;
  • Faciliter le renouvellement des visas de séjour des staffs internationaux OCHA ROWCA et de leurs dépendants;

5) Préparer les budgets voyages des activités 

  • Assister à la préparation des budgets des missions officielles et des voyages de formation en respectant les orientations reçues du siège ;
  • Assister à la préparation des budgets voyages des différentes activités organisées par le bureau régional ;
  • Faire le suivi et l’évaluation de la consommation des budgets voyages et formations de ROWCA.

Le titulaire exécutera d`autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l`Organisation.

Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Le titulaire donnera des conseils et pourra superviser le personnel nouveau ou débutant et les chauffeurs.

Competencies

Core Competencies

Achieve Results: LEVEL 2:  Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work

Think Innovatively: LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking 

Learn Continuously: LEVEL 2:  Go outside comfort zone, learn from others and support their learning

Adapt with Agility: LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process

Act with Determination: LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously

Engage and Partner: LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships

Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making

 

Cross-Functional & Technical competencies 

Administration & Operations - Events management (including retreats, trainings and meetings): Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.

Administration & Operations- Travel policy and procedures: Knowledge of travel policy and procedures: Ability to interpret travel policy, the Staff Rules, administrative circulars and financial regulations and rules on travel-related matters

Administration & Operations - ERP travel and expense module: Knowledge of the ERP Travel and Expense Module:  Ability to provide help desk support to UNDP and other UN agencies

Administration & Operations- UN travel documents: Knowledge of regulatory frameworks and processes related to UN travel documents: ability to facilitate the insurance of UN travel documents for UNDP and UN agencies; processing of visas, and ensure oversight and endorsement

Administration & Operations - Entitlement travel: Knowledge of policy and procedures related to entitlement travel, including the identification of entitlement for lump sum for UNDP as well as other UN agencies

Business Management - Customer Satisfaction/Client Management: Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers` needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients` immediate requests. Ability to anticipate client`s upcoming needs and concerns.

Business Management – Communication: Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience. Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate channels
 

Required Skills and Experience

Être ressortissant du Sénégal (obligatoire)
 
Education:
  • Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en gestion ou dans un domaine connexe est requis. 
  • Un diplôme universitaire de premier niveau (licence) dans les mêmes domaines avec 2 années d’expériences supplémentaires sera dument considéré en lieu du diplôme universitaire avancé  
Experience:
  • Les candidats titulaires d’un Master (ou l’équivalent) dans un domaine d’études pertinent ne sont pas tenus de posséder une expérience professionnelle. Les candidats titulaires d’un diplôme de premier cycle - Licence (ou équivalent) doivent avoir au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente pertinentes au niveau national ou international dans le domaine de la Gestion des voyages est requis ;
  • Une expérience dans l’utilisation des Systèmes de planification des ressources de l`entreprise (ERPs) est requise ; 
  • Une expérience pertinente de l’utilisation du progiciel UMOJA est souhaitable ;
  • Une expérience dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations unies ou d`une organisation internationale comparable est souhaitable.

Langues:

  • La maîtrise du français est requise.
  • Une bonne connaissance de l`anglais est souhaitable.
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

 
Disclaimer
 
Applicant information about OCHA rosters
 
Note: OCHA reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with OCHA at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. 
 
Non-discrimination 
 
OCHA has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  
 
OCHA is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
 
Scam warning 
 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.


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